PRODUCT TOUR

Een HR-oplossing waarin je álles vindt wat je nodig hebt

Met onze software heb je één geïntegreerd softwarepakket voor je HR- en Payrollprocessen. Je automatiseert je processen met betrekking tot HRM, payroll, competentie- en talentmanagement. Bovendien kun je andere systemen zoals tijdregistratie- en personeelsplanningsystemen eenvoudig koppelen. Het voordeel? Je legt alle gegevens maar één keer vast. En dat scheelt alle medewerkers een hoop tijd en fouten.

Voor iedere branche en bedrijfsgrootte

Van organisaties met een klein aantal medewerkers tot corporates met duizenden medewerkers. Van zorginstellingen tot accountantskantoren, van transport tot bouwbedrijven, het HRM-systeem is geschikt voor iedere bedrijfsgrootte en iedere sector. Groeit jouw organisatie? Dan groeit de software met je mee. Zit het even tegen? De software zorgt ervoor dat de kwaliteit en schaalbaarheid van je processen gewaarborgd blijft.

Alle onderdelen van de software

Algemeen

  • AFAS Pocket app (iOS & Android)
  • AFAS Online (werken in de cloud)
  • Analysegenerator (meer dan 60 standaard analyses beschikbaar)
  • API’s voor uitwisseling externe applicaties
  • Autorisatiebeheer
  • Business Intelligence (met standaard dashboards)
  • Digitaal ondertekenen
  • Geïntegreerd documentmanagement
  • Geïntegreerde webfunctionaliteit
  • Geïntegreerde workflows
  • Importeren stambestanden en mutaties
  • Meerdere talen (Nederlands, Vlaams, Engels, Duits en Frans)
  • Profit Communication Center (Integratie met Microsoft Office)
  • Rapporten (meer dan 450 rapporten standaard beschikbaar)
  • Signalen (meer dan 80 signalen standaard beschikbaar)
  • Vrije bestanden, velden, tabellen en tabbladen
  • Zelf te ontwikkelen rapporten, signalen

HRM

  • Actuele wet- & regelgeving
  • 360 graden feedback
  • Competentiemanagement
  • Contracten
  • Declaraties (& verzameldeclaraties)
  • Dossier
  • Employee Self Service
  • Formatiebeheer
  • Functies
  • Gesprekkencyclus
  • ID-check d.m.v. Valicare
  • Instanties
  • Integratie met agenda
  • Intranet
  • Leningen
  • Loonbeslagen
  • Managementinformatie
  • Manager Self Service
  • Medewerker opleidingen & cursussen
  • Meerdere dienstverbanden
  • Onboarding
  • Organigram viewer
  • Sollicitant Self Service (incl. indienst en uitdienst)
  • Talentmanagement
  • Verlof
  • Vertrouwelijke dossiers
  • Verzuim
  • Wachtdagen
  • Wagenpark
  • Werken bij website (zelf te bouwen met het CMS)

Payroll

  • Arbeiders en bedienden
  • Business Intelligence dashboards
  • Controles
  • Digitale loonstrook
  • Koppeling Acerta, Group S en SD Worx
  • Meerjarenbegroting
  • Payroll Workflows
  • Roosters & Salaris
  • Testberekening medewerker (Acerta)
  • Terugwerkende kracht (TWK)
  • Uurloners & Vastloners
  • Vaste loonmutaties
  • Voorschot uitbetalen
  • Werkkostenregeling
  • Wettelijke regelgeving

InSite: jouw medewerkersportaal

Een modern intranet is veel meer dan een digitaal prikbord. Het is een digitale werkomgeving om jouw interne bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Medewerkers kunnen er bijvoorbeeld hun loonstrook inzien en hun verlof regelen. Ook zien ze welke taken nog openstaan voor die dag. Je betrekt medewerkers bij administratieve processen; van het muteren van persoonsgegevens tot het boeken van uren en het aanvragen van verlof. Vervolgens kan de verantwoordelijke deze goed- of afkeuren. Niemand is meer afhankelijk van de beschikbaarheid van de HR-afdeling.

Medewerkers kunnen via InSite zelf hun dossier raadplegen. Zo kunnen ze altijd en overal al hun HR-zaken terugvinden. Ook de gemaakte afspraken die geborgd zijn dankzij competentiemanagement vinden zij hier terug. Uiteraard kun je InSite volledig naar je eigen huisstijl zetten.

Employee Self Service (ESS): medewerkers helpen zichzelf

Medewerkers kunnen hun volledige medewerkersdossier inzien. Dat betekent dat ze loonstroken kunnen bekijken en declaraties in kunnen dienen, maar ook dat ze persoonsgegevens kunnen muteren. Ook gegevens over het verlof en ziekteverzuim zijn voor iedere medewerker direct inzichtelijk. En wat dacht je van het inschrijven voor een copleiding? Regelen je medewerkers ook allemaal zelf. Alles wordt direct in de administratie verwerkt. Dit alles uiteraard volledig geautoriseerd en workflow-gestuurd, dus wel gecontroleerd!

Management Self Service (MSS)

Leidinggevenden kunnen met MSS onder andere ziekteverzuim digitaal vastleggen, declaraties beoordelen, en medewerkers in en uit dienst melden. Daarnaast hebben ze inzicht in alle ken- en stuurgetallen van de afdeling. Je bepaalt zelf wie wat te zien krijgt en voor welke processen een goedkeuring nodig is. Met de standaardinrichting van AFAS hebben we wel alvast een voorzetje gedaan door de meestvoorkomende HR-processen in te richten.

Payroll: efficiënt verlonen met automatische controles i.c.m. sociaal secretariaten

Een juist berekend loon dat op tijd wordt betaald is een belangrijke plicht voor jou als werkgever. Met payroll in de software van AFAS vereenvoudig je het proces, leg je verantwoordelijkheden neer waar ze horen en geniet je van automatische controles zodat je altijd een juist salaris uitbetaalt. Dit alles i.c.m. het sociaal secretariaat. De software is volledig geïntegreerd met HRM waardoor de loonadministratie een logisch gevolg wordt van de HR-administratie.

De administratie doet de medewerker bovendien zelf dankzij Employee Self Service (ESS). Zo worden bijvoorbeeld gewerkte uren of declaraties, na goedkeuring, direct verwerkt in de salarisadministratie. De digitale loonstrook is ook beschikbaar via het pesroonlijke digitaal dossier.

Inzicht met dashboards: talloze dashboards standaard beschikbaar

De data die die je hebt over je organisatie en je werknemers, is misschien wel je belangrijkste bezit. Maar het valt niet mee om al die cijfers te combineren en te komen tot een strategisch beleid. Om je te helpen eruit te halen wat erin zit, hebben we de Business Intelligence software van Qlik Sense volledig in ons product geïntegreerd. Je hebt dus direct, en zonder extra kosten, de beschikking over de modernste BI-tool van de marktleider op dat gebied.

Alles wat je vastlegt in de software van AFAS, is op te roepen en online te raadplegen. Of je nu inzicht wilt hebben in je sociale kengetallen, succession planning, verlof, ziekteverzuim of ontwikkeling van de loonschalen. Zo krijg je managementinformatie op maat.

Een greep uit de standaard dashboards

  • Afspiegelingsbeginsel
  • Bezetting
  • Formatiebeheer
  • Loonkosten
  • Loonmutaties
  • Sociaal: Directie/MSS
  • Sociaal: HRM
  • Sociaal jaarverslag
  • Sociaal kengetallen eigen werkgever
  • Sociaal kengetallen (niet geautoriseerd)

  • Succession planning
  • Verlof: ESS
  • Verlof: HRM
  • Verlof: MSS
  • Ziekteverzuim: ESS
  • Ziekteverzuim: HRM
  • Verzuim: MSS
  • Nine-grid
  • Wagenpark
  • Werving en selectie

Competentiemanagement: talent de ruimte geven

Hoe inspireer en bind je jouw medewerkers? Door samen met hen vast te stellen waar ze staan, waar ze graag naar toe willen en hoe ze daar kunnen komen. Jij ondersteunt ze en reikt ze de handvatten aan om daadwerkelijk naar een hoger niveau te groeien.

Met competentiemanagement borg je alle communicatie en afspraken met medewerkers. Persoonlijke ontwikkelingsplannen, teamontwikkelingsplannen, functioneringsgesprekken en bijbehorende afspraken leg je vast in het dossier. Dankzij onder meer de 360 graden feedback heb je duidelijk inzicht in functiecompetenties en het bestaande niveau. Zo werk je aan een representatief overzicht van je personeelsbestand én de ontwikkelingen die daarbij horen. En dankzij het succession planning dashboard beschik je over een overzicht waar het talent/non-talent binnen de organisatie zit.

AFAS Pocket: efficënt werken altijd en overal

Met de AFAS Pocket app regelen je medewerkers de belangrijkste HR-zaken gewoon via hun telefoon. Ze hebben altijd actueel inzicht in hun loonstroken en verlofsaldo. Ook stuur je via de app eenvoudig declaraties in, meld je je ziek (of beter!), boek je verlof en registreer je gewerkte uren. In andere woorden, je regelt al je HR-zaken via de app.

De AFAS Pocket app is volledig geïntegreerd met de software van AFAS. Als HR-manager leg je de administratieve handeling dus bij de medewerker, waardoor tijd bespaard wordt. Als medewerker heb je inzicht in je gegevens en ervaar je direct resultaat van het zelf insturen van personeelsmutaties.

Alle onderdelen van de app

  • Agenda
  • Autorisatie
  • Berichten (chat)
  • Beschikbaar op je telefoon & tablet
  • Bezetting
  • CRM
  • Digitaal ondertekenen
  • Digitale visitekaartje
  • Declaraties
  • Dossieritems insturen
  • Integratie met de software
  • Loonstroken
  • Medewerkersgegevens wijzigen (adres etc.)
  • Meerdere talen (Engels, Vlaams, Frans, Engels & Duits)
  • Multiomgeving
  • Nieuws
  • Onboarden
  • Signalen
  • Taken
  • Twee-factorauthenticatie
  • Uren boeken
  • Verlof
  • Wie is wie
  • Ziek melding

Workflows zijn de kern van automatisering: ga voor standaardisatie en structuur

Door de HR-processen van je organisatie in de software vast te leggen, zorg je ervoor dat processen altijd gestructureerd, efficiënt en vaak zelfs automatisch verlopen. Bovendien heb je eenvoudig inzicht in welke stap van het proces de gebruiker zich bevindt en wie er verantwoordelijk is. En dankzij het gebruik van workflows, ontstaat er voor jou een schat aan data.

Met onze standaardinrichting hebben we de meest voorkomende HR-processen alvast voor je ingericht. Deze zijn opgesteld uit de ervaringen van meer dan 11.000 klanten. Zo kun je gebruik maken van de standaard workflows of je eigen workflows creëren.

Signalen

In Insite krijgt de HR-medewerker signalen als een certificaat, opleiding of arbeidscontract afloopt.

Je hebt namelijk de mogelijkheid om signalen te koppelen aan een workflow. Wordt er een workflowtaak afgehandeld, dan kan er bijvoorbeeld automatisch een signaal binnenkomen bij een medewerker of afdeling. Ook kun je van een signaal direct een taak maken of een signaal op een bepaald moment in de tijd laten genereren.

Sollicitant Self Service: beperk de administratieve lasten

Het werven en selecteren van goede medewerkers is een kunst op zich. En daarbij wil je zo weinig mogelijk tijd kwijt zijn aan de administratieve lasten van een sollicitatieprocedure. Daarom ontwikkelden we Sollicitant Self Service: een online portaal als verlengstuk van jouw website waarop vacatures vermeld staan waar kandidaten op kunnen reageren. De sollicitaties en contactgegevens worden automatisch gekoppeld aan de vacature en omgezet in een workflow. Met één druk op de knop geef jij aan wat er met welke sollicitatie moet gebeuren. De vervolgstappen, zoals een uitnodiging of een afwijzing, worden persoonlijk, maar wel via het portaal uitgevoerd. En wordt de sollicitant een medewerker? Dan meld je dezelfde persoon indienst. Alle gegevens die je al verzameld hebt, hoef je niet een tweede keer in te voeren. Je kunt, binnen de kaders van de wetgeving, de gegevens van je sollicitanten bewaren (en verwijderen). Zo kun je in de lijst met sollicitanten direct filteren naar de juiste sollicitatie.


Alle informatie en communicatie rondom de sollicitatie is terug te vinden in je eigen sollicitatieportal. Zo bouw je, in jouw huisstijl, je eigen 'Werken bij' website die volledig geïntegreerd is met je backoffice. En dankzij de connectie met Google Analytics en Google Tag Manager maak je alles meetbaar.

De AFAS template
Een groot deel van de software is al ingericht

Je zit niet te wachten op een lange, complexe implementatie. Daarom heeft AFAS een template ontwikkeld. De AFAS template is een oplossing waarin wij alvast veelvoorkomende HR-processen voor je hebben ingericht, op basis van de best-practices van onze meer dan 11.000 klanten.

De template kun je zien als een vast sjabloon waarin de meest voorkomende processen voor jou klaar staan om in gebruik te nemen. Doordat we jou met de best-practice binnen je sector implementeren, hoef je zelf het wiel niet opnieuw uit te vinden en maak je bovendien gebruik van een (actuele) werkwijze die jou tijd en geld bespaart. Zo hou je de implementatiekosten laag en kunnen we een snelle doorlooptijd garanderen.

Ook wanneer je al langer met AFAS werkt, profiteer je nog van de best-practices. De meeste leveren we gewoon uit bij een nieuwe versie zodat jij er direct mee aan de slag kan.

Dit zit in de template

Algemeen

  • Agenda koppeling
  • Autorisatiemodel
  • Documentmanagement
  • In-/OutSite Thema
  • Digitaal ondertekenen

HRM

  • Basisinrichting
  • Competentiematrix
  • Gesprekkencyclus
  • Exitgesprekken
  • Formatiebegroting
  • Uitlevering bedrijfseigendommen
  • Salarisregelingen
  • Verzuimbegeleiding
  • HR portaal
  • Wagenpark

Payroll

  • Basisinrichting
  • Koppeling AFAS <> Acerta
  • Koppeling AFAS <> Group S
  • Koppeling AFAS <> SD Worx

Employee Self Service

  • Inzien gegevens
  • Personalia wijzigen
  • Persoonsdocumenten
  • Bankrekening wijzigen
  • Adres wijzigen
  • Familiegegevens onderhouden
  • Mijn kennisportal
  • Aanvraag personeelszaken
  • Verlof aanvragen
  • Verlof kopen en verkopen
  • Declaraties
  • Digitaal dossier

Management Self Service

  • Inzien gegevens
  • (Her)indienst
  • Uitdienst
  • Contract verlengen
  • Contract wijzigen
  • Dienstverband afsluiten
  • Functie wijzigen
  • Overplaatsen
  • Rooster wijzigen
  • Salaris wijzigen
  • Verzuim

Werving & Selectie

  • Sollicitaties
  • Vacatures

AVG / GDPR Proof: van het kunnen verwijderen tot aan het bewijzen

Het ‘recht om vergeten te worden’ kan eenvoudig worden uitgevoerd om de betreffende gegevens te blokkeren voor gebruik, te verwijderen of onherkenbaar te maken. Binnen AFAS zijn er verschillende mogelijkheden voor.

In de wetgeving is veel aandacht voor ‘dataportibiliteit’. De mogelijkheden in onze software, zoals analyses, rapporten via pdf en/of XML zijn voldoende om aan de wetgeving te kunnen voldoen. Het is mogelijk om gegevens die niet meer in gebruik zijn te blokkeren evenals het kunnen verwijderen van dossierstukken en sollicitanten. Ook worden acties zoals verwijderen vastgelegd, zodat kan worden aangetoond dat gegevens verwijderd zijn.

AFAS Online: volledig en uitsluitend in de cloud

AFAS Online is het cloudplatform van AFAS waarin de software wordt aangeboden. Dit wordt ook wel Saas (Software as a Service genoemd). Het cloudplatform zorgt ervoor dat de software snel en stabiel bereikbaar is, altijd up-to-date wordt gehouden en de back-ups geregeld zijn. Vanzelfsprekend investeren wij continu in de hardware van het platform zodat jij altijd met de modernste technologie werkt. Dankzij AFAS Online hoef jij je niet bezig te houden met de installatie, updates, back-ups en veiligheid van je server. Dat doen wij voor jou.

Doordat de software van AFAS in ons cloudplatform AFAS Online staat, kunnen wij meer functionaliteiten standaard meeleveren. Denk bijvoorbeeld aan dashboards, een bankkoppeling of digitaal ondertekenen.

Certificeringen - veiligheid heeft de hoogste prioriteit

AFAS is dagelijks bezig om de veiligheid van het platform te waarborgen. Het cloudplatform AFAS Online is dan ook ISO 27001:2013, ISAE 3402 type II en NEN 7510 gecertificeerd. Daarnaast wordt het platform ook regelmatig getest met een Attack & Penetration test. Het datacentrum, de verbinding en het gegevensbeheer staan onder streng toezicht. Het datacentrum staat in Nederland en valt onder de Nederlandse wetgeving. Zo ben jij ervan verzekerd dat jouw bedrijfsgegevens veilig in de cloud staan.

> Bekijk alle certificeringen

Een lokale installatie van de software van AFAS is niet mogelijk.

Alle voordelen van AFAS Online

  • Dagelijkse back-up
  • Automatische updates (software en cao's)
  • Geen investeringen in hardware
  • Werken via het web of de app
  • Dagelijks opzegbaar (na één jaar)
  • Dashboards en Business Intelligence
  • Rechtsgeldig digitaal ondertekenen
  • Bankkoppeling
  • Twee-factor-authenticatie
  • Best-practices worden in de software toegevoegd (standaardinrichting)
  • ISO 2700, NEN 7510 en ISAE 3402-II gecertificeerd (bekijk alle certficeringen)
  • De data wordt in Nederland gehost
  • Je profiteert van de gemeenschappelijke kennis, ervaring en werkwijze van >11.000 klanten en > 2,1 miljoen gebruikers

Koppelingen: als het er niet standaard in zit, dan kunnen we er wel mee koppelen

Bij veel organisaties zijn bepaalde gegevens van bijvoorbeeld medewerkers of klanten ook in andere softwareproducten vastgelegd. Het resultaat is dat dezelfde gegevens op verschillende plekken in de organisatie bewaard en beheerd worden.


Dit resulteert in een grotere kans op fouten en veel verloren tijd. Dit kan voorkomen worden. Werk je bijvoorbeeld met een branchespecifieke applicatie en tegelijkertijd ook met onze software, dan hoef je gegevens niet dubbel in te voeren. Met de Connectoren van AFAS zorg je ervoor dat beide applicaties realtime met elkaar gekoppeld zijn en veilig data kunnen uitwisselen.

Wat kan je koppelen?

  • Tijdregistratie software
  • Roosterpakketten
  • Talentmanagement software
  • Personeelsplanning software
  • Recruitment software

Productkoppelingen & partners vind je op onze AFAS -partner pagina

De software uitbreiden naar ERP

De software van AFAS is te krijgen in twee smaken: de HRM & Payroll oplossing of onze volledig ERP-suite. In de ERP-suite komen, naast HRM & Payroll, ook de rest van je bedrijfsprocessen samen: Financieel, CRM, Inkoop, Ordermanagement, Abonnementen en Projecten.

Je kunt in een later stadium gemakkelijk uitbreiden naar de volledige ERP-suite. Je hoeft hiervoor niet over te stappen naar een ander product. Wil je daar meer over weten? Check dan onze ERP-brochure.

AFAS in de praktijk zien?

Kom met ons in contact

Heb je nog vragen na het lezen van de brochure? Wil je bijvoorbeeld meer weten over de software van AFAS in jouw specifieke situatie? Onze medewerkers staan voor je klaar!

Chat: Korte vraag? Chat gezellig met een van onze medewerkers.

Telefoon: 015 - 28 19 10

Afspraak maken? We komen graag bij je langs.

Prijsindicatie op maat? Deze vraag je makkelijk aan op AFAS.be

Laat je inspireren door onze klanten